Cieľom každého manažéra je vybudovať robustnú spoločnosť, ktorá dokáže flexibilne reagovať na požiadavky trhu a zároveň dodať produkt v stanovenom čase, kvalite a pri akceptovateľných nákladoch. Nájsť takéto ekvilibrium je vyčerpávajúce aj počas obdobia stabilného ekonomického rastu. V období ekonomického útlmu následne dochádza k škrtom v personálnych výdavkoch a dlho budovaná štruktúra dostáva procesné trhliny. Bez správneho zadefinovania a nastavenia úloh, kompetencií a procesov dochádza k poklesu efektívnosti spoločnosti.
Identifikácia organizačnej neefektívnosti
Organizačná neefektívnosť sa dá definovať ako systematické zlyhávanie komunikácie a kooperácie, ktoré nemá jeden zdroj. Identifikovať organizačnú neefektívnosť dokáže senior manažment bez väčších problémov. Dochádza totiž k poklesu výkonnosti oddelenia alebo aj celej spoločnosti, prípadne dochádza k neočakávanému nárastu nákladov. Identifikácia zdroja neefektívnosti (koreňovej príčiny) je už podstatne náročnejšia a vyžaduje si detailné preštudovanie procesov, mapovanie nadväznosti úloh a taktovanie alebo grafické znázornenie toku pridanej hodnoty. Následne je nutné navrhnúť nápravu neefektívnosti. Opatrenie treba nechať pripomienkovať každým dotknutým článkom procesov a je potrebné nastaviť metriku vyhodnocovania procesných zmien. Ide o proces vyžadujúci si čas a sústredenie, ktoré si profesionálny manažér alebo člen predstavenstva častokrát nemôže dovoliť obetovať. Preto je vo väčších spoločnostiach dedikovaný tím procesných manažérov alebo sú využívané služby externých procesných analytikov, ktorí neustále hľadajú interné rezervy organizácie.
Kedy je nutná optimalizácia?
Optimalizácia interných procesov je vhodná, keď všetky náklady spojené so zavedením revízie procesov sú nižšie ako úspory a zvýšenie výnosov vyvolané touto revíziou. Nakoľko senior manažment má k dispozícii report nákladov a výnosov spoločnosti, zvyčajne je jednoduché zistiť presný rozpočet revízie procesov, aby bola pre spoločnosť výnosná.
Optimalizácia interných procesov je nutná, keď dochádza ku kritickému zlyhávaniu organizácie a dodanie výkonov je ohrozené. V takomto prípade ide o zachovanie dobrého mena spoločnosti, ako aj o zachovanie trhového podielu.
Výpočet nákladov neefektívnosti
V každej organizácií existujú náklady neefektívnosti. Sú to náklady, ktoré je možné vypočítať ako rozdiel medzi potenciálnym výstupom spoločnosti (výstup pri maximálnom využití všetkých zdrojov) a súčasným výstupom spoločnosti. Dosiahnuť nulové náklady neefektívnosti v trhovej ekonomike nie je možné a ani vhodné, spoločnosť by totiž optimalizovala celú svoju štruktúru na splnenie jednej zákazky a po jej dokončení by sa musela znovu reorganizovať. Minimalizácia nákladov neefektívnosti je však možné pravidelným vykonávaním procesnej optimalizácie. Optimalizácia procesov zabezpečí maximalizáciu efektívnosti využitá zdrojov spoločnosti v danom momente. Je však možné vytvoriť aj rastový plán procesov v organizácii. Tým sa zabezpečí dlhodobá efektivita procesov a odhalia sa maximálne limity spoločnosti. Podceňovaným typom procesnej optimalizácie je zmena procesov počas redukcie oddelení. Tento stav zvyčajne nastáva počas outsourcingu. Procesná optimalizácia sa vykonáva pred aj počas prechodu na nový organizačný stav a zabezpečuje zachovanie hladkej prevádzky spoločnosti.
Prečo si nechať vypracovať procesné mapy?
Každá spoločnosť, či už ide o start-up alebo etablovanú korporáciu, sa spolieha pri dodaní produktu predovšetkým na vlastné „know-how“. Čím komplexnejšia je spoločnosť, tým väčšiu časť z „know-how“ tvoria procesy. Dá sa povedať, že už stredne veľké spoločnosti s 300 a viac zamestnancami, majú prevažnú väčšinu svojho „know-how“ v procesoch, nie vo vedomostiach zamestnancov. Je to prirodzený vývoj optimalizácie chodu organizácie a štandardizácie úloh. Nakoľko sa táto optimalizácia vykonáva spolu s prirodzeným rastom spoločnosti, zvyčajne je zachytená iba v smerniciach spoločnosti. Procesné mapy sa zhotovujú na zmapovanie aktuálneho stavu vykonávania jednotlivých procesov, ktoré je nevyhnutné pre identifikáciu oblastí a krokov, potrebných pre efektivizáciu procesu. Procesné mapy ďalej slúžia na zabezpečenie kontinuity procesov, ochranu „know-how“ spoločnosti a na efektívne plánovanie zmien v organizácii.
Spoločnosť Radvise Group, s.r.o. sa špecializuje na procesné poradenstvo. Poskytujeme projektové riadenie a krízové riadenie veľkých projektov, strategické poradenstvo pri zvyšovaní výkonnosti organizácií prostredníctvom mapovania a návrhov optimalizácie procesov.